CONTROLADOR DE DOCUMENTOS JUNIOR - LISBOA

FUNÇÃO.
CONTROLADOR DE DOCUMENTOS JUNIOR DESCRIÇÃO DA FUNÇÃO.
- Gerenciar, controlar e garantir a estrutura, encaminhamento, qualidade e segurança das comunicações e informações dentro do projeto, bem como com clientes, fornecedores e parceiros de consórcio; - Coordenar e garantir o cumprimento dos requisitos do cliente que regem a informação, comunicação e documentação dentro dos projetos; - Planear, configurar e coordenar o desenvolvimento de projetos informáticos no âmbito do Software DMS em utilização; - Em colaboração com o gestor de TI garantir o funcionamento do sistema de gestão documental; - Gerir a documentação organizacional ao longo do ciclo de vida documental, mantendo os documentos organizacionais e o sistema de gestão documental; - Identificar e investigar a necessidade de documentos de diversos tipos; - Garantir que os documentos organizacionais passam por um processo de revisão e aprovação documentado e aprovado, antes de serem disponibilizados; - Certificar-se de que os controles internos estão implementados e funcionais; - Garantir a segurança, acessibilidade e distribuição adequada dos documentos organizacionais; - Participar no desenvolvimento de diretrizes para concepção, revisão e armazenamento de documentação e incentivar a sua aplicação; - Gerir contratos com entidades externas responsáveis ​​pela manutenção, desenvolvimento, testes e colocação da ferramenta de gestão documental, em ambiente produtivo; - Aprovar a inserção de novas funcionalidades em ambiente produtivo, ou as alterações/correções das funcionalidades existentes; - Especificar os requisitos, para definição de permissões de acesso, ao sistema de gestão documental, das entidades e dos seus utilizadores; - Garantir o acesso e arquivo da informação do projeto; - Desenho, registo e melhoria contínua dos processos, sequências processuais e especificações do sistema de gestão documental; - Compilação de relatórios do Sistema de Gestão Documental e apoio na elaboração de relatórios de projetos; - Elaboração de instruções de projeto, relativas ao tratamento documental, no âmbito de cada projeto, considerando as suas especificidades e em coordenação com o respetivo Diretor de Projeto; - Coordenação, elaboração e aprovação de listas de fornecimento de documentos; - Acompanhar o funcionamento do sistema de gestão documental, garantindo o seu adequado funcionamento em conformidade com os projetos e necessidades da empresa; - Revisão contínua para garantir a conformidade com os requisitos do cliente com base no status do documento, especificações do projeto e feedback do cliente; - Coordenação ativa do envio de documentação técnica do cliente, em colaboração com o departamento de engenharia; - Reportar sobre o progresso da preparação da documentação, incluindo registo e reporte de desvios de execução; - Tratamento e gestão de subcontratos relacionados, como documentação final, cópias de documentos, digitalização de documentos, etc.; - Garantir que os utilizadores do Sistema de Gestão Documental conhecem as capacidades do sistema e o utilizam de acordo com os procedimentos existentes; - Propor e ministrar ações de formação aos utilizadores do Sistema de Gestão Documental; - Planejar e conduzir reuniões e apresentações relacionadas à gestão de documentos.
PERFIL.
- Experiencia na área administrativa; - Pelo menos 5 anos de experiência profissional em projetos industriais; - Experiência preferencial em instalações de energia, indústria pesada, separação de gases, petróleo/gás natural ou de processo; - Experiência em projetos de construção fortemente valorizada; - Conhecimentos linguísticos.
Inglês, outros (Alemão, Português, Francês) são benéficos; - MS Office; - Orientado para objetivos, jogador de equipe.
CONDIÇÕES.
- Trabalho significativo; - Remuneração competitiva; - Formação contínua; - Oportunidade de integrar uma equipa multicultural e dinâmica, baseada em valores e princípios fortes; - Condições gerais de um grupo internacional de sucesso; - Benefícios adicionais.
LOCALIDADE.
LISBOA