Assistente Administrativo

O que é um assistente administrativo?

O assistente administrativo é uma posição muito importante para uma empresa, uma vez que tem várias funções que podem ser adaptadas a qualquer ambiente ou necessidade, e por isso pode desempenhar uma única função ou várias. Para isso, deve ter uma atitude agradável e positiva, sendo a primeira imagem de uma empresa ou organização, sendo uma posição gratificante para muitos, para além do facto de o seu salário ser muito confortável.

O que faz um assistente administrativo?

Um assistente administrativo é também uma fonte de apoio múltiplo porque pode trabalhar em muitas áreas, tais como: recursos humanos, contabilidade, marketing, vendas, mesmo em projectos completos contribuindo com ideias concretas, em departamentos financeiros para facilitar pagamentos, cobranças, entre outros.

As competências de um assistente administrativo são enquadradas por ter muita paciência, competências sociais, planeamento e organização das suas actividades. Possuem também uma excelente ortografia, um vasto vocabulário, serviço ao cliente, uma grande vontade de trabalhar em grupo e responsabilidade.

Quai são as funções de um assistente administrativo?

• Ser responsável pela coordenação geral do gabinete e resolver quaisquer problemas ou requisitos administrativos
  ou requisitos administrativos como:
  
  • Solicitação e organização da reparação e manutenção de equipamento de escritório
  • Encomendar novos fornecimentos e tomar conta do inventário, substituindo materiais e equipamento como materiais e equipamento, quando necessário
  • Preparar relatórios de despesas

• Coordenar e agendar reuniões de negócios, entrevistas, compromissos, eventos corporativos e outras actividades relacionadas como:
  • Gerir o calendário e coordenar o trabalho com as reuniões de negócio
  • Gerar a agenda das reuniões de modo a garantir que estas sejam conduzidas eficientemente
  • Reservar as salas de conferência ou outros locais necessários
  • Confirmar as reservas de salas ou locais e coordenar a restauração, bem como tratar a gestão da logística do evento empresarial
  • Tomar notas durante as reuniões de negócios, gerar um resumo e distribuí-lo às pessoas relevantes
  • Fazer os preparativos de viagem para os executivos da empresa ou organização

• Redigir e rever documentos, tais como recibos, relatórios, memorandos, folhas de cálculo e outros documentos administrativos, também tarefas como:
  • Recolher informação de diferentes ferramentas a fim de estudar dados e gerar relatórios
  • Redigir, rever e distribuir correspondência
  • Actualizar e manter actualizados os procedimentos e directrizes existentes, listas de contactos, entre outros.

 

Qual e a formação necessária para trabalhar como assistente administrativo?

Para além do facto de que deve gostar deste trabalho desde o início, como acontece com muitos trabalhos, é necessária formação específica. Estes são geralmente cursos de formação profissional, em particular um EFP em administração e finanças, embora haja uma série de variantes semelhantes que fornecem as competências adequadas. Em geral, duram geralmente cerca de dois anos, durante os quais se adquirem as competências necessárias para desempenhar a posição com diligência.

Por outro lado, estudar para uma licenciatura universitária em Administração e Gestão de Empresas é também uma opção, embora durante os três anos se consiga um nível de aprendizagem muito mais elevado. Isto é mais que suficiente para trabalhar directamente como administrativo

Quais são as principais habilidades que um administrativo deve ter?

• Qualidade de organização: as suas funções envolvem a monitorização de vários processos em momentos específicos. Além disso, o tratamento da informação financeira e a gestão da aquisição de inputs para o bom funcionamento da empresa e para o desenvolvimento das actividades de todos os empregados.
• Facilidade para as relações interpessoais: é mportante relacionar-se com empregados de diferentes áreas e assegurar, a todo o momento, um ambiente de trabalho de coexistência e respeito. Como director colaborador da área administrativa, é também um dos rostos da empresa perante o resto dos empregados, clientes e potenciais utilizadores. Por esta razão, as empresas procuram profissionais que sejam bons nas relações interpessoais, que saibam liderar e resolver conflitos.
• Confidencialidade da informação: uma vez que têm acesso a informações relativas às finanças internas da instituição, bem como a informações pessoais dos restantes funcionários, tais como salários, contratos, funções, entre outros. Por conseguinte, o assistente administrativo deve garantir à empresa que todas as informações serão tratadas confidencialmente.
• Dinâmico e proactivo: esta é uma qualidade que as empresas procuram na maioria dos profissionais. No caso dos profissionais da área administrativa, é uma contribuição desejável, porque eles devem ser não só um bom ambiente de trabalho em toda a empresa, mas também o cumprimento das actividades de um grande número de empregados. Assim, ser dinâmico e proactivo será de grande ajuda na realização de uma série de actividades de coordenação.
• Vontade de aprender: a aprendizagem constante é essencial para o crescimento de qualquer profissional.
  

Onde um assistente administrativo pode trabalhar?

Como assistente administrativo nestas funções, pode trabalhar como funcionário público num organismo oficial do Estado. Ou em qualquer outra empresa de qualquer sector, pode também candidatar-se a este emprego, para o qual o número de vagas aumentou.

Se pensa que as suas qualidades se enquadram neste perfil profissional e pretende formar para trabalhar nesta área, no Jobatus temos uma grande variedade de ofertas disponíveis, adaptadas a todos os níveis e necessidades, o que lhe permitirá aceder ao emprego que desejou sempre.

Qual e o salário de um assistente administrativo em 2021-2022?

De acordo com dados que obtivemos de empresas que trabalham com JOBATUS, o salário médio de um assistente administrativo pode variar segundo diferentes fatores como: a categoria da empresa para a qual, os meios que o empregado utilize, as horas de trabalho, as responsabilidades assinadas e a experiência do empregado

Mas a estimação calculada segundo os dados, fica entre  500 € - 950 € mensalmente aqui em Portugal por uma carga de trabalho de  entre 20-40 horas.

Então pronto para trabalhar como assistente administrativo?