RECEPÇÃO

Que funções irão desempenhar Principais responsabilidades.
Bem-vindos visitantes.
Dê as boas-vindas aos visitantes e forneça as orientações ou informações necessárias.
Registe as informações dos visitantes para garantir que os procedimentos de gestão de segurança da empresa são implementados.
Atendimento telefónico.
Responsável por atender e transferir chamadas da empresa, responder a perguntas frequentes ou transferir chamadas para departamentos relevantes.
Grave as mensagens telefónicas e transmita-as ao pessoal relevante em tempo útil.
Manuseamento de correspondência e encomendas.
Receber e distribuir cartas da empresa, pacotes, etc.
Gerir o sistema de correspondência para garantir a entrega e receção atempada de documentos e artigos.
Apoio administrativo diário.
Trata das tarefas diárias de cópia, digitalização e impressão de documentos.
Manter a limpeza da área do escritório e garantir uma boa aparência na receção e nas salas de reuniões.
Agendar.
Auxiliar na organização de reuniões, reserva de salas de reunião e garantia da utilização normal do equipamento de reunião.
Pode ser responsável pela gestão de cronograma de superiores ou departamentos específicos.
Atendimento ao Cliente.
Comunique com os clientes pessoalmente ou por telefone para responder a perguntas e prestar assistência para garantir que os clientes têm uma experiência positiva.
Outros aspectos a referir Competências necessárias.
Capacidade de comunicação.
A receção tem de lidar com um grande número de visitantes, clientes e funcionários todos os dias, por isso é importante ter boas capacidades de comunicação e escuta.
Capacidade de línguas estrangeiras.
O domínio de outras línguas estrangeiras (como o francês, o espanhol, etc.) é também uma vantagem.
Capacidade de organização e multitarefa.
a equipa da receção lida frequentemente com as chamadas recebidas, receção e tarefas diárias ao mesmo tempo, pelo que é importante ser capaz de organizar e gerir várias tarefas de forma eficaz.
Conhecimentos de informática.
Proficiente em software de escritório básico (como Microsoft Office, clientes de e-mail, etc.), bem como em alguns sistemas de gestão front-end especializados ou sistemas de reservas.
Competências de atendimento ao cliente.
Capacidade de prestar um serviço amigável e profissional, lidar com reclamações ou dúvidas dos clientes e garantir a satisfação do cliente.
Paciência e Calma.
A equipa da receção precisa de se manter calma e eficiente quando confrontada com emergências ou pressão de trabalho.
Requisitos de elegibilidade.
Educação.
Os cargos de front office geralmente não exigem um diploma avançado, mas um diploma do ensino secundário (Ensino Secundário) é um requisito básico.
Formação e experiência.
embora muitas empresas ofereçam formação prática, aquelas com experiência administrativa ou de atendimento ao cliente serão mais competitivas.
Conhecimentos linguísticos.
Para além do português, os bons conhecimentos de inglês são um requisito básico para muitos cargos de front office Competências interpessoais.
O rececionista precisa de ter boas competências interpessoais e ser capaz de manter uma comunicação e cooperação ativa com pessoas dentro e fora da empresa.