RECECIONISTA /ASSISTENTE DE ESCRITÓRIO

Resumo da Posição O/A Rececionista/Assistente de Escritório da Mendes Gonçalves, S.
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desempenha um papel essencial na gestão das operações diárias, assegurando o bom funcionamento da receção, dando suporte administrativo e mantendo um ambiente acolhedor para colaboradores, clientes e visitantes.
Esta função requer excelentes competências de comunicação, organização e multitarefa.
Principais Responsabilidades Gestão da Receção Atender e encaminhar chamadas telefónicas de forma profissional e eficiente.
Receber e dar as boas-vindas a visitantes, clientes e fornecedores de forma cordial e profissional.
Assegurar que a área da receção está sempre limpa, organizada e apresentável.
Gestão de Salas de Reunião Garantir que as salas de reunião estão sempre limpas, organizadas e preparadas para as reuniões do dia.
Coordenar com os colaboradores para assegurar que o material ou equipamento necessário está disponível.
Gestão de Email e Comunicação Monitorizar e gerir os emails recebidos na caixa de correio geral da empresa.
Encaminhar os emails para os respetivos departamentos ou colaboradores de forma eficiente.
Gestão da Loja Gerir a operação semanal da loja Vila Feliz Cidade\\ Boroa Garantir o balanço correto das receitas e despesas da loja, assegurando a reconciliação financeira precisa.
Submeter os registos financeiros e os valores ao Departamento Financeiro de forma atempada.
Inventário e Fornecimentos Gerir os pedidos de material de escritório, garantindo a manutenção dos níveis de stock necessários.
Verificar e reabastecer as máquinas de vending de acordo com as necessidades dos colaboradores.
Monitorizar os níveis de stock de uniformes e reportar necessidades de reposição ao Gestor/a de Escritório.
Receção e Entrega de Encomendas Receber encomendas e entregas em nome da empresa.
Informar os respetivos colegas sobre a chegada das suas encomendas.
Suporte Administrativo Dar apoio administrativo e clerical conforme solicitado pelo Gestor/a de Escritório.
Preparar relatórios e documentação necessária.
Qualificações Educação.
Diploma do ensino secundário ou equivalente.
Formação adicional em administração de escritórios ou áreas relacionadas é uma mais-valia.
Experiência.
Experiência anterior como rececionista, assistente de escritório ou função semelhante será valorizada.
Competências.
Excelentes capacidades de comunicação verbal e escrita.
Elevado nível de organização e capacidade de realizar várias tarefas em simultâneo.
Conhecimentos em Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
Capacidade de lidar com informações confidenciais de forma discreta.
Noções básicas de contabilidade para a gestão financeira da loja.
Competências Comportamentais Postura profissional e cordial.
Capacidade de trabalhar de forma autónoma e em equipa.
Atenção ao detalhe e proatividade na resolução de problemas.
Boa gestão de tempo e capacidade de definir prioridades.
Condições de Trabalho Trabalho maioritariamente em ambiente de escritório, com algumas tarefas físicas, como reabastecer máquinas de vending ou organizar materiais.
Pode ser necessário alguma flexibilidade no horário para gerir operações da loja ou preparar reuniões.