EXECUTIVE ASSISTANT (M/F/D)
Descrição da oferta de emprego
Your new role The Executive Assistant will provide Secretariat support to the Delegation and will also provide general administrative support to the Diplomatic Representative in Portugal and the Delegation’s Executive Director.
- Manage Diplomatic Representative’s agenda and keep the global office schedule updated.
Prepare documentation for meetings; - Support the organization “The Annual Day reception” and other episodic events, including those related with program of the agencies; - Provide office administrative support, including to collect, register, forward and archive all received correspondence (including electronic correspondence), and ensuring replies to correspondence in a timely manner; - Manage and order office materials, keeping an inventory of the materials; - Make arrangements for traveling, including flights, hotel and transportation arrangements; - Support the organization of international meetings and work sessions in Lisbon and provide logistical support to external visitors; - Update the contacts database regularly by proactively looking for new official appointments; - Support the Executive Director in strengthening administrative procedures within the secretariat; - On a need basis, liaise with the Foreign Office and State Protocol on administrative matters related with the Seat Agreement (request of diplomatic cards, license plate for vehicles, others documentation and exemptions) as well as other relevant protocol aspects, in close coordination with the Delegation’s Diplomatic Adviser; - Any other tasks and functions that may be required for the functioning of the office.
What you'll need to succeed - At least 4 years of experience providing support at a high level; - Proficient computer skills and in-depth knowledge of MS Office tools e.
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in MS Word – quality publications; MS Excel – data analysis tools; MS PowerPoint – quality, elegant presentations; MS Outlook – list management; - Deep knowledge of standard office administrative practices, protocol standards and procedures; - Bachelor’s degree minimum; - Excellent level of Portuguese and English, written and spoken; - Communications skills, discretion and ability to deal wit sensitive situations and understand nuances, as well ad ability to work under pressure and to multi-task.
What you'll get in return You will have the opportunity to grow and develop your personal and professional competences, contact with high level figures and with an attractive expected salary commensurate with experience.
What you need to do now If you're interested in this role, click 'apply now' to forward an up-to-date copy of your CV, or call us now.
If this job isn't quite right for you but you are looking for a new position, please contact us for a confidential discussion on your career.
# - Ines Coutinho
Detalhes da oferta
- Hays
- Indeterminado
- 08/10/2024
- 06/01/2025
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Desafio: neste momento, encontramo-nos a recrutar um(a) luxury sales assistant para a loja atual do aeroporto de lisboa, com experiência em atendimento personalizado dentro do segmento premium, para integrar uma marca que se distingue em promover e valorizar a joalharia portuguesa, recuperando as técnicas......
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Conhecimentos avançados das principais ferramentas e plataformas de marketing digital; perfil analítico, estratégico e proativo – gerar insights e identificar tendências; boa capacidade de trabalhar em equipa e boa comunicação verbal e escrita; conhecimentos de inglês falado e escrito (fator preferencial)......
Mais do que algo material, é uma forma de expressão, transmitindo uma imagem de requinte, glamour e elegância... do que precisas? experiência prévia em marcas inseridas no setor premium (praticar um atendimento personalizado e de excelência deve ser algo que fazes de olhos fechados), ter igual disponibilidade......
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Regime: part-time 30h/semana tens experiência profissional na área comercial e o atendimento personalizado é algo que fazes quase de olhos fechados? queres um trabalho que te dê tempo para outras coisas importantes na tua semana mas garantindo aquele rendimento €xtra ao final do mês? não percas esta......
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